Herramental es un proveedor líder de suministros industriales, herramienta, maquinaria y equipo para control de calidad con más de 45 años en el mercado mexicano y presencia en más de 12 estados de la república mexicana con sede en Monterrey, Nuevo León. Herramental es un proveedor crítico para distintos procesos industriales que dependen de un adecuado suministro de insumos.

Herramental inició un proyecto de migración a la nueva versión de ERP Epicor, de la versión 9.05 a la 10.1. El aplicativo Epicor es utilizado por más de 200 usuarios.

Esta migración de versión podía implicar la adquisición de nueva infraestructura, ya que los servidores en los cuáles estaba instalada la versión de producción contaban con más de 4 años en uso. También, era importante contar con nueva infraestructura para poder probar las características de la nueva versión y actualizar las diversas integraciones existentes con datos productivos sin afectar la continuidad de la operación.

Se tenía adicionalmente el reto de estabilizar esta operación dentro de un presupuesto definido por la dirección y poder optimizar continuamente el costo garantizando un buen nivel de servicio para los usuarios.

Se realizó una evaluación de costos para hacer la comparativa más parecida entre la opción local y las opciones en la nube, decidiendo a favor de la nube, por encontrar un mejor costo-beneficio. Entre los factores considerados podemos mencionar:

1) El proceso de cotización y comparación de propuestas económicas y tecnológicas permitió resolver satisfactoriamente las dudas y entrar en contacto con proveedores expertos que ayudaron a entender los distintos aspectos que involucran una operación en la nube.

2) Se interactuó con otras empresas del ramo que contaban ya con la versión de Epicor operando en la nube de Amazon Web Services quienes comunicaron una buena experiencia y superación de las expectativas, tanto en rendimiento de la aplicación, facilidad de uso y administración de la infraestructura.

3) La evaluación económica resultó en un costo similar a la operación on-premise, pero con una mayor cantidad de beneficios estratégicos y de flexibilidad de negocio con el mismo grado de aseguramiento y continuidad de la operación. Por ejemplo, no sería necesario contratar personal adicional al equipo de trabajo para el soporte a la operación y los costos de cloud podrían ser optimizados una vez concluída la migración en base a las cargas reales.

Porque AWS es el líder en servicios de infraestructura en la nube y se tenía la integración con el proveedor de software de antivirus y seguridad, adicionalmente se contaba con facilidad en cambios de configuración y estimación del precio y una simplicidad en los esquemas de licenciamiento de los productos Microsoft requeridos.

Otro factor positivo fue el precio, fue el menor entre las opciones de cloud que se estaban evaluando y adicional a esto se obtuvo la recomendación de otros clientes Epicor con el ERP hosteado en la nube de AWS, eso generó la confianza que se necesitaba para tomar la decisión, sin necesidad de firmar contratos o plazos obligatorios.

Ensitech brindó la consultoría y soporte para llevar a cabo la migración del ERP on-premise a la nube de AWS.

Configuración y migración. Se creó una VPC para alojar los servicios de EC2, enseguida se crearon 2 instancias de EC2 Windows Server para alojar el aplicativo y las bases de datos de EPICOR. Se crearon y configuraron las conexiones VPN para continuar con las actividades de migración e importación de datos para EPICOR. Se configuró un controlador de dominio en AWS para lograr una baja latencia al acceso a los recursos. Se configuraron los servicios de impresión de forma transparente para los aplicativos hospedados en la nube.

Puesta en marcha. La segunda etapa consistió en asegurar el acceso a los usuarios y llevar a cabo pruebas de desempeño y de estabilidad de conexión de los usuarios de escritorio remoto de las distintas ubicaciones del cliente. Se modificaron las políticas de dominio para el servicio de escritorio remoto para asegurar la estabilidad y rapidez de las conexiones. Se configuró el aprovisionamiento de licencias Windows CAL a los usuarios de escritorio remoto.

Respaldo y recuperación de desastres (DRP). Se actualizó el plan y políticas de recuperación de desastres del cliente con las capacidades de la nueva arquitectura. Para la tolerancia a fallos de la base de datos de EPICOR, se implementó una réplica transaccional de la base de datos con capacidad de failover. También se implementaron respaldos automatizados periódicos de snapshots de bases de datos (archivos .bak) que están siendo resguardados diariamente en AWS S3 optimizando el costo de almacenamiento para un nivel de acceso no transaccional.

Seguridad y monitoreo. Se emplearon los servicios de Trend Micro en AWS para mitigar las posibles amenazas de seguridad. También se establece un calendario para la aplicación de actualizaciones de Microsoft sin interrupción a la operación del cliente.

Para monitorear la salud del ambiente se usa AWS CloudWatch; con AWS Cloudwatch se crean métricas custom y alarmas con notificaciones automáticas en relación al rendimiento en CPU, RAM y espacio en disco.

Optimización continua de la infraestructura. Como parte del soporte continuo, se llevan a cabo actividades para optimizar continuamente los costos de la infraestructura, por ejemplo:

• Revisión del rendimiento de las instancias EC2. Si durante cierto periodo de tiempo el servidor está desperdiciando recursos (cpu, memoria ram) se reduce la capacidad del servidor logrando un ahorro en la facturación mensual.

• Programación de apagado y encendido de Instancias EC2. Una vez definidos los horarios de uso, se crea una programación automática para apagar servidores mientras no hay operación. Al optimizar esta programación se puede lograr un ahorro adicional de hasta un 30% en la facturación mensual.
• Optimización del almacenamiento. Se minimiza el uso de discos EBS (alta velocidad) para resguardar respaldos (archivos .bak) utilizando almacenamiento de acceso esporádico (S3).

• Revisión continua de recursos candidatos a eliminación. Por ejemplo, snapshots de discos antiguos e IPs elásticas sin usar.

‘’La experiencia trabajando de la mano de Ensitech ha sido excelente, en una ocasión a las 11 de la noche, en un proceso de instalación de un parche del ERP, se borro completamente la unidad de almacenamiento que contenía los archivos de configuración del ERP. Todo desapareció. Marcamos al ingeniero de Ensitech, el cual se conectó de forma remota e iniciamos una conferencia web y a los 10 minutos ya nos tenía todo recuperado.’’
– Francisco Faz, Systems Analyst, ERP Specialist & DBA – Herramental

• Incremento en la disponibilidad. Se redujeron las incidencias de disponibilidad generales causadas por problemas en el suministro de energía eléctrica, enlaces, equipos de red, sistemas de regulación de temperatura, entre otros. Gracias a la nueva arquitectura, todas las sucursales se conectan de forma independiente a la infraestructura del ERP en AWS y son independientes de la infraestructura de la matriz.

• Flexibilidad en aprovisionamiento de recursos. Gracias a la nube se facilitó reducir o ampliar recursos. Es muy fácil incrementar la cantidad de procesadores, memoria y almacenamiento sin necesidad de reinstalar software, de adquirir hardware o configurar el host de virtualización.

• Reducciones adicionales de costo.  El costo final a pagar una vez optimizada la solución fue menor a la cotización inicial, lo cual se logró mediante el ajuste en las capacidades de los servidores y la administración de los tiempos de servicio de los servidores y recursos, es decir, apagarlos en los horarios de baja o nula demanda.

• Capacidad de recuperación de desastres. Con las herramientas cloud se facilitó la creación de respaldos e imágenes de Ios servidores y bases de datos, incrementando considerablemente la capacidad de recuperación de desastres.